Hva gjør man når styreleder trekker seg fra vervet?
Å være styreleder i et boligselskap (boligsameier og borettslag) innebærer et betydelig ansvar. Men hva skjer hvis styreleder plutselig trekker seg fra vervet? Hvordan skal styret og andelseierne håndtere situasjonen? I denne bloggposten går vi gjennom de viktigste stegene som må tas for å sikre en smidig overgang.
Sjekk boligselskapets vedtekter
Før noe annet, bør du sjekke boligselskapet vedtekter. Vedtektene kan inneholde spesifikke bestemmelser om hvordan man skal håndtere situasjoner der styrelederen trekker seg. Dette kan inkludere retningslinjer for valg av ny styreleder, roller for nestleder, eller hvordan ekstraordinære generalforsamlinger skal innkalles. Vedtektene er borettslagets egne regler og kan overstyre generelle retningslinjer i lovverket, så det er viktig å være kjent med dem.
Informere Styret og Andelseierne
Når styrelederen trekker seg, er det viktig å formelt informere resten av styret og andelseierne om beslutningen. Dette bør gjøres skriftlig, med tydelig angivelse av når avgangen trer i kraft. Dette bidrar til å unngå forvirring og sikrer at alle er oppdatert på situasjonen.
Avholde Ekstraordinært Styremøte
Etter at styrelederen har trukket seg, bør styret snarest mulig avholde et ekstraordinært styremøte. På dette møtet kan styret diskutere hvordan de vil håndtere situasjonen frem til en ny styreleder er valgt. Dette møtet gir også styret mulighet til å velge en midlertidig leder, hvis vedtektene tillater dette.
Innkalle til Ekstraordinær Generalforsamling
I henhold til burettslagslova § 8-2 og eierseksjonsloven § 55 skal styreleder alltid velges særskilt av generalforsamlingen eller årsmøtet. Dette betyr at styret må innkalle til en ekstraordinær generalforsamling for å velge en ny styreleder dersom den sittende styrelederen trekker seg.
Nestlederens Rolle
Hvis det er valgt en nestleder i styret, kan denne personen fungere som midlertidig styreleder frem til generalforsamlingen har valgt en ny styreleder. Det er imidlertid viktig å merke seg at nestlederen ikke automatisk blir ny styreleder uten valg. Nestlederen fungerer kun som en midlertidig løsning.
Dersom det ikke er valgt en nestleder, må styret velge en styreleder for hvert møte inntil en ny styreleder er valgt av generalforsamlingen. Dette er en midlertidig ordning som sikrer at styret kan fortsette sitt arbeid uten større avbrudd.
Formell Melding til Brønnøysundregistrene
Når en ny styreleder er valgt, må dette formelt meldes til Brønnøysundregistrene. Dette er viktig for å sikre at boligselskapet har oppdaterte opplysninger i offentlige registre, noe som kan være nødvendig for ulike formål, som juridiske prosesser og finansielle transaksjoner.
Overlevering av Ansvar og Dokumentasjon
Den avtroppende styrelederen bør sørge for en grundig overlevering av ansvar og dokumentasjon til den nye styrelederen. Dette inkluderer tilgang til alle viktige dokumenter, avtaler, økonomiske rapporter, og annen relevant informasjon som er nødvendig for at den nye styrelederen kan utføre sitt verv effektivt.
Informere Andelseierne om Ny Styreleder
Til slutt, når en ny styreleder er valgt, bør alle andelseiere informeres om dette. Dette kan gjøres via boligselskapets vanlige kommunikasjonskanaler, som nyhetsbrev, e-post eller oppslagstavle. Dette er viktig for å sikre at alle er oppdatert på ledelsesendringen.